Guía práctica
Cómo gestionar repasos de obra sin Excel ni WhatsApp
Los repasos se gestionan bien cuando cada uno tiene ubicación, foto, responsable, plazo y un cierre verificado, y toda esa información vive en un único sitio que ven todos los implicados. Esta guía explica cómo organizarlo paso a paso.
Por qué Excel y WhatsApp no bastan para los repasos
En la fase de repasos se acumulan cientos de pequeñas actuaciones repartidas entre viviendas, estancias e industriales. Una hoja de Excel separa el texto de las fotos y de la ubicación; los grupos de WhatsApp mezclan avisos de distintos temas y personas; y ninguno de los dos avisa al responsable ni refleja el estado real si alguien no lo actualiza a mano. El resultado suele ser repasos duplicados, otros sin asignar y defectos que reaparecen en la entrega.
Seis pasos para gestionar los repasos de obra
1. Define tipos y criterios antes de empezar
Acuerda qué se considera repaso, qué categorías usaréis (pintura, carpintería, instalaciones…) y qué estados tendrá cada uno (por ejemplo: pendiente, en proceso, resuelto). Si revisáis por vivienda, usad un checklist común para que todos los técnicos miren lo mismo.
2. Registra cada repaso en el momento y en el sitio
El repaso se apunta cuando se ve, con una foto y su ubicación: vivienda, estancia o, mejor aún, el punto exacto del plano. Apuntarlo "para luego" es la principal causa de pérdidas.
3. Asigna responsable y plazo
Cada repaso debe tener un único responsable —el industrial que lo resuelve— y una fecha límite. Sin responsable, nadie lo hace; sin plazo, no se puede priorizar.
4. Haz el seguimiento del estado
Revisa periódicamente qué está pendiente, qué vence esta semana y qué industrial acumula más trabajo. Los avisos automáticos evitan tener que llamar a cada uno.
5. Verifica el cierre con evidencia
Un repaso no está terminado hasta que alguien lo comprueba. Pide una foto de la reparación y verifica antes de cerrarlo: así se evitan los repasos repetidos.
6. Informa y conserva el histórico
Genera informes por fase o para la propiedad y guarda el histórico: te servirá en la entrega y en la posventa.
Campos mínimos de un buen registro de repaso
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Descripción | Qué hay que corregir, en una frase clara. |
| Ubicación | Vivienda, estancia o punto del plano: que cualquiera lo encuentre. |
| Foto | Evita interpretaciones y discusiones. |
| Categoría | Agrupar y repartir por oficio. |
| Responsable | Quién debe resolverlo. |
| Plazo y prioridad | Para cuándo y qué va primero. |
| Estado | Pendiente, en proceso o resuelto. |
| Evidencia de cierre | Foto de la reparación y quién la verificó. |
Errores frecuentes
- Apuntar repasos sin ubicación precisa ("baño con humedad").
- Asignarlos a "la constructora" en lugar de a un industrial concreto.
- Cerrar repasos sin comprobarlos.
- Tener la lista en un archivo que solo actualiza una persona.
- Separar los repasos de obra de las incidencias de posventa.
Cómo hacerlo con ArQlik
ArQlik aplica estos seis pasos en una misma herramienta: registro desde el móvil con foto y ubicación en el plano (también sin conexión), responsable y plazo, avisos automáticos, cierre con evidencia, checklists comunes e informes en PDF en dos clics. Después de la entrega, el cliente puede comunicar incidencias de posventa desde un enlace. Más información en la app para repasos de obra.
Preguntas frecuentes
¿Qué datos mínimos debe tener un repaso de obra?
Qué hay que corregir, dónde está (vivienda, estancia o punto del plano), una foto, quién lo detectó y cuándo, quién debe resolverlo, para cuándo y en qué estado está.
¿Por qué no es suficiente un Excel para los repasos?
Porque separa la información de las fotos y de la ubicación, depende de que alguien lo actualice a mano y no avisa a los responsables. Con muchos industriales y viviendas, la lista deja de reflejar el estado real.
¿Cómo se evita que un repaso se repita?
Cerrando cada repaso con una evidencia de la reparación y verificándolo antes de darlo por terminado, y usando criterios comunes (checklists) para revisar las mismas cosas en todas las viviendas.